Rezervace a ubytování v hotelovém systému DeCe HOTEL

Rezervace pokojů v hotelovém software DeCe HOTEL

Rezervaci pokojů lze provádět jednotlivě nebo hromadně, pomocí klávesnice nebo myši. Nejjednodušší je intuitivní využití myši ve spolupráci s kontextovým menu (pravé tlačítko myši). V rámci rezervace je povinné pouze jméno osoby, na níž je rezervace v software vystavována, ale je vhodné vyplňovat i další údaje pro pozdější kontaktování daného hosta.

Zálohy při rezervaci

Vystavování záloh a zálohových dokladů lze provést přímo z hotelového software na formuláři rezervace, zadává se částka zálohy, druh platby a datum zaplacení. Je také možné vystavit více záloh a na každou zálohu ze software vystavit pro hosta doklad.

Opce

V systému rezervací funguje zadávání a evidence opcí (potvrzení rezervace). V software lze k rezervaci zadat datum, který bude měnit barvu buňky s rezervací z: před potvrzením, dnes potvrdit až na prošlé potvrzení rezervace. Při spuštění také hotelový systém upozorňuje na dnešní opce, které je třeba obvolat.

A více ...

• Při rušení rezervace je třeba zadat důvod zrušení a v menu je k dispozici sestava s přehledem zrušených rezervací.

• Rezervace více pokojů je možné upravovat nebo rušit hromadně nebo jednotlivě.

Ubytování hosta v hotelovém software DeCe HOTEL

Při zadávání ubytování hosta do hotelového software, je možné využít převod z rezervace. Pokud byla rezervace provedena na více pokojů, je možné postupně vybírat pokoje a jednotlivě převádět z rezervace do ubytování nebo rezervaci jpřevést celou (všechny pokoje najednou).
Při zadávání ubytovávání hosta bez předešlé rezervace lze jednoduše v hotelovém software označit požadované pokoje pro dané období a vystavit ubytování. Jako první krok je možné zadat pouze jméno ubytovávané osoby a k doplnění dalších údajů do software(číslo dokladu, adresa apod.) se vrátit později. Je také vhodné hosty pořídit do knihy hostů (i ostatní osoby ubytované na daném pokoji) přímo z formuláře pro ubytování hosta.

Ubytovací kalendář (štafle)

V okamžiku, kdy spustíte z menu hotelového software modul Recepce, se před Vámi otevře přehledná tabulka Ubytovacího kalendáře. Jedná se o tzv. štafle. V tomto kalendáři jsou pokoje řazené do sloupců a dny do řádků.

Pomocí štaflí je možné v software zadávat rezervaci jednoho nebo více pokojů. Provádět ubytování hosta (i převodem z rezervace). A v neposlední řadě vyřadit pokoj mimo provoz.

Každý tento stav pokoje indikuje hotelový systém jinou barvou (barvy je možné definovat vlastní nebo využít přednastavené). V rámci štaflí je možné také využít dalších pomocných funkcí pro rychlou a snadnou orientaci. V každé obsazené buňce můžete zobrazit informaci o jméně hosta nebo číslu ubytování či rezervace. Při najetí myší zobrazí hotelový software informaci o zadaném období pro ubytování či rezervaci. U rezervace se zobrazí i informace zda byla zaplacena záloha.

Úklid pokojů

Při zápisu hosta se hotelový software dotazuje na zadání úklidu pokoje, který se nastaví dle definice pro generování úklidů. To později umožňuje vytisknout podklad pro „dnešní“ úklid pokojů.

Ubytování více osob

Při ubytování v hotelovém software je také možné upravovat počet ubytovaných osob, přistýlek, osob dospělých nebo dětí. To může mít vliv na výpočet ceny pokoje, poplatků nebo příplatků, pokud jsou tyto takto nastaveny.
V hotelovém systému DeCe HOTEL je také možné provozovat pokoje ve smyslu ubytovny. Pokud je pokoj správně nastaven umožňuje ubytovávat na sobě nezávislé hosty do vyčerpání přednastavené kapacity pokoje.

A více ...

• Při ubytování hosta je také možné zvolit z číselníku penzí příslušnou penzi, což umožňuje později tisknout seznam penzí pro daný den.

• Při ubytování je možné zvolit ubytování přes cestovní kancelář, což později umožňuje vést evidenci o hostech a tržbách za dané cestovní kanceláře.

• Přímo z formuláře je možné zadat také individuální příplatky (více viz příplatky).

• Zvolením cizí měny při vystavování ubytování je možné vést a účtovat ubytování v cizí měně.

• V ubytování je také možné provést plánování cest a transferů hosta. Je tak možné předdefinovat např. odvoz hosta na letiště nebo naplánovat okružní jízdu.

• Hosta je také možné převést do vyhledávací databáze, kde poslouží později k opakovanému zadání a vyhledání.

Áres

Na formuláři ubytování umožňuje hotelový systém využít propojení se systémem Áres. V praxi to znamená, že pokud je k dispozici internet a ubytování je na konkrétní firmu, je možné údaje firmy doplnit automaticky jen zadáním IČO společnosti.